Word / PDF 状态诊断
文件在列表里，为什么正文仍然搜不到？
文件记录、正文提取和预览是不同能力。DOC、DOCX、PDF可以尝试读取正文，但扩展名正确不等于提取一定成功；应先查文件状态，再决定下一步。
按可观察状态诊断
| 观察到的状态 | 可能含义 | 怎样核验与处理 |
|---|---|---|
| 文件名能查到，已知原文不命中 | 只有记录、模式不对、筛选过窄或正文未完成 | 先用正文模式清除限制；查看后台处理，完成后重试同一原文 |
| DOC/DOCX/PDF用原程序正常打开且有可读文字 | 满足读取的部分条件，仍不保证所有内容已提取 | 从短而独特的原文开始查询；用命中片段核对，失败再检查文件状态 |
| PDF看得见字，但主要是扫描图片 | 显示的是图像，未必有可提取文字层 | 用PDF阅读器尝试选择/复制文字作初步判断；选择失败也可能有其他原因，不能单凭这一项确定。可按名称找或取得文字版 |
| 文件要求密码或原程序也报错 | 密码保护、损坏或权限问题 | 通过合法来源取得可读副本，或在原程序核查文件；不要修改扩展名冒充修复 |
| 文件很大、正被占用或仍在处理 | 可能超过读取限制或暂时不能读取 | 完成其他程序写入后再扫描；保留原文件，确认状态后重试 |
| 有正文命中但不能内置预览 | 读取与预览支持范围不同 | 例如DOC可以尝试正文读取，内置Word预览列的是DOCX；用系统默认程序核对 |
用两种文件状态验证判断
文字版文档
选择一份能够正常读取文字的DOCX或PDF，记下一段确实存在的原文。添加所在目录并等处理完成，搜索该原文，用片段和完整路径确认。
只有图片的扫描件
如果只有图像而没有可读取正文，就不能因为画面中看见同样词句而要求普通正文提取必然命中。先按名称定位，取得可读文字版本后再验证正文搜索。
仍无法归类
把格式、是否能在原程序打开、后台处理状态与搜索模式分别记下，再按手册排查。仅凭“列表里有文件”无法确定是哪种失败。
格式与版本边界
本页区分普通正文提取与扫描图像，不能把看到文字等同于已读取正文，也不承诺所有文件完整可搜。各格式的读取和预览清单以说明书为准；扫描图片型文件可能无法参与普通正文搜索，仍可按名称和路径定位。